L'équipe de direction de Save the Children Congo DRC a la responsabilité d’un éventail de programmes et priorités organisationnelles pour un budget annuel moyen d'environ 40 millions de dollars et un effectif du personnel de près de 350 employés, y compris une vingtaine de personnel expatrié.
Afin de faciliter ce qui précède, l'Assistant(e) de Direction devra appuyer le Directeur Pays et en développant et assurant une gestion administrative efficace, la gestion des informations et des services de secrétariat.
Elle/Il fournira un soutien administratif à l'équipe SMT en conformément aux priorités convenues, en lançant et en organisant des réunions externes ou internes, en s'assurant que les documents pertinents sont disponibles pour les réunions, ainsi que le suivi des actions. Elle/Il est également chargé-e de recueillir des données, préparer et mettre à jour des archivages électroniques, des dossiers et d'autres documents.
PRINCIPALES RESPONSABILITES:
1. Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail, de discrétion et des priorités.
- Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des courriels, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d'autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur;
- Établir et maintenir des relations positives avec les différentes équipes (SMT/ESMT) partenaires et bénéficiaires et les autres membres du personnel;
- Gérer et organiser l’information, les documents et les dossiers confidentiels liés au travail du CD;
- Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire;
- Préparer les brouillons de correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de département;
- Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d'avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent;
- Suivre les actions demandées par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s'assurer qu'elles sont réalisées conformément aux délais fixés;
- Coordonner la production et la distribution des mises à jour pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays;
- Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée en partenariat avec le personnel en charge de l’informatique et administration pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin;
- Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT);
- Gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs;
- Votre rigueur et votre sens de l'organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir;
- Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin.
2. Planification et gestion de l'utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays.
- Planifier l'agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions;
- Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l'information;
- Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais;
- Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d'informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances;
- Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.
3. Assurer le classement des dossiers du CD en assurant la confidentialité et avec méthodologie
4. Effectuer d’autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d'assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes.
5. Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l'enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l’organisation.
EXPERIENCES ET QUALIFICATIONS
La fonction d’Assistant de Direction nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Il/ Elle doit ainsi avoir :
- Être diplômé (e) d'un Bac + 5 en Gestion/communication d’Entreprise ou en administration dans une université reconnue;
- Expérience de travail trois à cinq ans en tant qu'assistant(e) de direction ou un poste similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale ;
- Connaissance approfondie des procédures de bureau moderne;
- Maîtrise du Pack Office et Expérience dans le classement des dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie;
- Sens de l’organisation, rigueur. Être rigoureux et avoir un bon sens de l'organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir;
- Aptitudes au travail en équipe;
- Sens prouvé de gestion de confidentialité.
Langues : Il/ Elle doit être bilingue Français/ Anglais.
RESPONSABILITES ADDITIONNELLES DU TRAVAIL
Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.
Egalite d’opportunité
Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité d’opportunité et la diversité.
Sauvegarde de l’Enfant :
Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.
Santé et Sécurité
Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.
