Les femmes qualifiées et les personnes en situation de handicap sont fortement encouragées à postuler.

Titre du poste : Stagiaire en services de gestion
Poste à pourvoir : 1
Lieu : Tshikapa, République Démocratique du Congo
Durée du stage : 6 mois

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous la supervision directe du chargé de programme du Bureau de Tshikapa, le/la Stagiaire en Services de Gestion jouera un rôle dans le soutien aux opérations quotidiennes d'administration et de gestion du bureau. Le/la stagiaire contribuera à assurer une utilisation efficace des ressources et à maintenir des dossiers, rapports et actifs bien organisés. En aidant à la préparation de supports de formation, à la gestion des actifs et aux procédures administratives, le/la stagiaire acquerra une expérience précieuse en gestion opérationnelle et en fonctions administratives. Le rôle du stagiaire se concentrera également sur le soutien au bureau pour maintenir la précision des données dans des outils tels que GEMS (Global Equipment Management System) et GSMT (General Service Management Tool), renforçant ainsi la capacité du PAM à planifier les ressources et à produire des rapports.

Le/la stagiaire sera basé(e) au bureau du PAM à Tshikapa pour une période de 6 mois.

RESPONSABILITÉS:

Sous la supervision directe du chargé de programme et du superviseur Technique (services de gestion), le/la stagiaire effectuera les tâches suivantes :

• Soutenir la gestion des fichiers, documents et dossiers du bureau conformément aux systèmes et processus établis, afin que les informations soient à jour et facilement accessibles pour le personnel.

• Contribuer à la préparation et à l'amélioration des supports de formation et des présentations sur les procédures administratives et les domaines de travail.

• Aide à la préparation de rapports en utilisant le GSMT (General Service Management Tool) et d'autres outils, ainsi que des présentations, des documents de synthèse, des points de discussion, des propositions, etc.

• Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives courantes dans divers domaines fonctionnels afin de contribuer à une gestion efficace et rationnelle des ressources.

• Participer à la gestion quotidienne des actifs afin de s'assurer que tous les actifs dans les listes de la base de données (pièces détachées, produits de nettoyage, fournitures de bureau, etc.) sont correctement reflétés dans GEMS (l'outil de suivi et de gestion des actifs du PAM) et que les actifs dans GEMS sont physiquement présents pour alerter/initier les demandes d'approvisionnement en temps opportun.

• Effectuer d'autres tâches connexes qui pourraient raisonnablement être demandées.

QUALIFICATIONS

Formation :

• Actuellement inscrit à un programme de premier cycle (licence) ou de deuxième cycle (maîtrise) d'une université reconnue OU récemment diplômé d'un programme de licence ou de maîtrise (dans les six mois précédant le dépôt de candidature) d'une université reconnu ;

• Fréquentation des cours universitaires au cours des 12 derniers mois ;

• Domaine d'étude en Administration des affaires et gestion, ou domaine connexe.

Langue :

• Maîtrise (niveau C) de la langue française parlée et écrite.

• La connaissance de l'anglais est un atout.

Connaissances & compétences :

• Capacité à utiliser des équipements de bureau standards tels que des photocopieurs et des scanners.

• Aptitude à suivre les processus et procédures standards de support d'entreprise.

• Connaissance des logiciels de bureautique standards, tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint.

• Capacité à fournir des informations avec courtoisie et tact.

• Bon sens du détail.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour les rapports financiers.

COMPOSANTS DE LA FORMATION

Tout au long de leur mission, les stagiaires du PAM ont accès à une plateforme d'apprentissage de pointe, WeLearn. En fonction des possibilités et de la disponibilité des fonds, il/elle peut participer à des ateliers ou séminaires du PAM, selon le cas.

ÉLÉMENTS D'APPRENTISSAGE

À l'issue du stage, le/la titulaire du poste sera à mesure de :

• Acquérir une expérience pratique en soutien aux opérations et processus administratifs du PAM dans un cadre humanitaire.

• Acquérir des connaissances pratiques en appliquant des concepts théoriques issus des études académiques à des défis réels dans l'administration.

• Développer une compréhension de la mission du PAM et du rôle de l'administration.

• Améliorer ses compétences en rédaction de rapports, documentation et présentation, adaptées à un environnement multiculturel et professionnel.

• Renforcer la capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe diversifiée, en développant de solides compétences en communication et en collaboration dans différents contextes culturels et organisationnels.

TERMES ET CONDITIONS

• Les stagiaires reçoivent une allocation mensuelle du PAM jusqu'à un montant maximum de 1000 dollars par mois en fonction du lieu d'affectation.

• Le PAM n'est pas responsable des frais de subsistance, de l'hébergement, et des frais connexes.

• Le PAM reconnaîtra les diplômes des candidats issus d'établissements reconnus qui ont été certifiés par les autorités internationales ou nationales compétentes telles que l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO) ou les ministères de l' Éducation.

• Les candidats qui ont l'un des liens suivants avec des membres du personnel du PAM ne sont  pas éligibles :  fils, filles, frères ou sœurs.

• Cette scène est uniquement ouverte aux ressortissants congolais.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM

Le Cadre de leadership du PAM guide les normes communes de comportement qui guident la manière dont nous travaillons ensemble pour accomplir notre mission.

Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM

LOGEMENT RAISONNABLE

Le PAM s'engage à favoriser la diversité, l'équité et l'inclusion. Notre processus de recrutement est conçu de manière inclusive pour accueillir des candidats de tous horizons, célébrer la diversité et assurer un environnement respectueux pour tous. Nous visons un processus de recrutement accessible et équitable. Si vous avez besoin d'aménagements raisonnables ou si vous avez des préoccupations en matière d'accessibilité, veuillez nous contacter en toute confidentialité à l'adresse global.inclusion@wfp.org. Notre équipe DEI est là pour assurer votre pleine participation à notre processus de recrutement.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE DEMANDE

• Nous vous recommandons fortement que votre profil soit précis, complet et qu'il comprenne vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques, vos compétences linguistiques et votre grade UN (le cas échéant).

• Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.

• Assurez-vous de télécharger votre CV professionnel en anglais.

• Veuillez noter que les seuls documents que vous devrez soumettre à ce stade sont votre CV et votre lettre de motivation.

• Des documents supplémentaires tels que passeport, lettres de recommandation, certificats académiques, etc. peuvent potentiellement être demandés à l'avenir.

• Veuillez nous contacter auglobal.hrerecruitment@wfp.orgau cas où vous rencontreriez des difficultés lors de la soumission de votre candidature

• Seuls les candidats présélectionnés seront informés

Toutes les décisions d'embauche sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus d'autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents.

Aucun poste sous quelque forme que ce soit ne sera offert aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Nations Unies (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de surveillance du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de ce service