En tant que Responsable Administratif et Financier, vous serez responsable de l'ensemble des activités financières du périmètre attribué, assurant l'intégrité des comptes et contribuant à la gestion administrative de l'établissement. Vous serez amener à assister la Direction Générale et les Directions Opérationnelles dans le pilotage économique en mettant à disposition une information comptable et financière régulière, fiable et conforme à la réglementation et aux procédures en vigueur et retraçant l’image fidèle des opérations réalisées au niveau de l’hôtel.
Techniques Métier
- Etre le garant pour la Direction Générale de la régularité et de la sincérité des comptes ;
- Gérer les ressources financières de l’hôtel ;
- Organiser la totalité du volet financier de l’hôtel pour tous les services ;
- Donner un avis motivé sur les choix en matière de politique financière de l’établissement ;
- Préserver sur les plans fiscaux les intérêts de l’établissement ;
- Suivre les résultats de l’hôtel, déceler les écarts et proposer des actions correctives ;
- Superviser la préparation de la prévision hebdomadaire des flux de trésorerie et les surveiller ;
- Collaborer étroitement avec le Directeur Général pour toutes les questions relatives au bon fonctionnement des opérations financières de l'hôtel, et au maintien des bonnes relations de travail avec les propriétaires et le Groupe ;
- Assurer la signature des documents pour lesquels une délégation de pouvoir est donnée par le Directeur Général ;
- Participer et superviser les opérations comptables afin d’assurer une écriture correcte des informations selon les principes comptables;
- Coordonner les clôtures de fin de mois, préparer toutes les écritures comptables, analyser les rapports financiers et les variances par rapport au Budget ;
- Coordonner les audits annuels internes et externes ;
- Effectuer les tâches relatives au Cash Management pour l’Hôtel ;
- Surveiller les contrôles départementaux internes, et si nécessaire, créer et implanter des procédures opérationnelles ;
- S’assurer de la conformité aux Lois Fiscales en vigueur, superviser la préparation des déclarations fiscales et sociales, assurer le paiement dans les temps des sommes dues ;
- Assurer le processus de budgétisation et de prévisions ;
- Coordonner la réconciliation des comptes bancaires, du Bilan et des immobilisations ;
- Revoir et autoriser les ajustements des comptes débiteurs, des transferts et des divers ;
Contrôle
- S’assurer de l’application et du développement du contrôle financier en même temps que celui d’activités ;
- Contrôler et chercher à diminuer les coûts d’exploitation de tous les services de l’hôtel sans perdre de vue le niveau de qualité ciblé ;
Achats
- Superviser le service Achats ;
- S’assurer du respect des procédures et de l’optimisation du service à tous moment ;
- S’assurer que les produits sont achetés avec les meilleurs rapports qualité prix qui permettront aux autres départements qui les utilisent de pouvoir fournir aux clients de l’Hôtel un service de très haute qualité.
Prévisions, Budgets & Reporting
- S’assurer de la mise en place et du fonctionnement efficace du système d’information de gestion (Budget, Investissement, Reporting) ;
- Garantir la préparation des rapports de fin de mois pour le siège social et les propriétaires ;
- Mettre en place les prévisions et les budgets annuels de concert avec le Directeur des ventes et le Directeur Général.
Communication et Relationnel
- Assurer les relations de l’hôtel avec les organismes bancaires et les établissements financiers, ou plus généralement avec toute institution nationale ou étrangère pour les questions financières ;
- Etre le principal interlocuteur des commissaires aux comptes ;
Management des équipes / Implication transverse
En tant que coach leader, il :
- Favorise l'intégration des nouvelles recrues et leur adaptation à la culture Novotel sur base de la procédure d'intégration en vigueur;
- Gère les problèmes de performance qui surviennent au sein du service de la comptabilité ; forme, fait évoluer, encadre et conseille ; mène des évaluations de performances et gère les problèmes émergeant au sein de l’équipe;
- Fait partie intégrante de l’équipe d’exploitation, assiste à toutes les réunions programmées et contribue activement en étant dûment préparer;
- Communique efficacement avec les membres de l’équipe;
- Se réunit quotidiennement avec la direction pour discuter des activités clés du moment;
- Interagit de manière positive avec tous les membres de l’équipe afin de garantir aux clients l’accueil attendu;
- Montre l’exemple en respectant les valeurs de la marque, les consignes concernant la tenue, la présentation et se porte garant de l’image de ses collaborateurs en lien avec l’ADN de la marque;
- Crée des plans de développement de carrière pour les membres de son équipe et les assister dans la construction de ces plans ;
- Développe l’esprit d’initiative et l’autonomie de ses collaborateurs ;
- Met en place un plan de succession dans son département ;
- Sanctionne en se conformant aux procédures quand cela s’avère nécessaire.
Hygiène / Sécurité des personnes / Environnement :
- Veille au respect des réglementations locales en matière de santé et de sécurité
- Connait et applique la politique du programme Planet21
- Connaît et applique les conduites à tenir en cas d’évacuation incendie
