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Détail job

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Project Support Assistant
  • Gestion
  • Kinshasa
  • CDD

Job Description

À propos de l’offre d’emploi

Your mission

Le/la Project Support Assistant/ Masisi s’assure que les systèmes et processus administratifs, financiers et logistique fonctionnent efficacement pour permettre au staff du programme et autres parties prenantes ou partenaires de mettre en œuvre le programme de War Child dans sa zone d’affectation.

Il / elle est également responsable du respect des exigences administratives, financières ou logistique des bailleurs.

Votre rôle

Le/la Project Support Assistant Est Principalement Chargé De

  • Assister le program Unit Coordinator dans la gestion administrative, financière et logistique de la base ;
  • En collaboration avec le program Unit Coordinator et le service financier de WC à Goma, assurer toutes les tâches relatives à la gestion financière de la base ;
  • En collaboration avec le program Unit Coordinator et le service administratif et RH de WC à Goma, assurer toutes les tâches relatives à la gestion administrative - RH de la base ;
  • En collaboration avec le program Unit Coordinator et le service logistique de WC à Goma, assurer toutes les tâches relatives à la gestion logistique de la base ;



Positionnement au sein de l'organisation

Le/la Project Support Assistant fait partie du département des opérations et finances. Il est sous la supervision hiérarchique du program Unit Coordinator et sous la supervision technique du Finance Manager, Logistics Manager et du HR Admin Officer.

Il / elle supervise les chauffeurs de sa zone d’affection. Il collabore étroitement avec le staff du programme, de support et les autres Project Support Assistant des autres bases.

Vos responsabilités

Administration et Ressources Humaines

  • Assure en collaboration avec le program Unit Coordinator, la liaison avec les autorités locales ;
  • Participe aux réunions de cluster des Admin et cluster Logistique sur autorisation du program Unit Coordinator et en collaboration avec le HR Admin Officer;
  • Assure le traitement des correspondances internes de la base à la demande du program Unit Coordinator et en collaboration avec le HR Admin Officer;
  • Suit au quotidien les entrées et les sorties des dossiers au niveau de la base, sous la supervision du program Unit Coordinator;
  • Suit journalièrement et prépare mensuellement les informations de prestation des staffs de sa zone d’affectation en les justifiant par les documents requis et en les faisant valider par le program Unit Coordinator avant soumission au HR Admin Officer;
  • Assure le rapportage logistique mensuel de la base ;
  • Assure le scannage des documents ;
  • Prépare mensuellement les déclarations trimestrielles des sommes versées aux tiers et envoie le rapport chaque fin de mois ;
  • Participe au recrutement de nouveaux staffs de la base et des journaliers lorsque cela est nécessaire ;
  • Prépare les conventions des journaliers et des fournisseurs ;

Finances

  • Prépare et effectue des paiements requis en s'assurant que les politiques et procédures de WC sont suivies et respectées ;
  • Met à jour les journaux comptables de la base dans le système de gestion financière et comptable : Enregistrement précis et clair des transactions financières et comptables dans les livres et journaux appropriés conformément aux procédures financières et comptables de WC ;
  • Assure le scannage mensuel des pièces comptables et leur postage ;
  • Assure mensuellement l’expédition des pièces comptables au bureau national ;
  • Assure un système de classement précis et clair de tous les documents financiers et comptables ;
  • Vérifie l’existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l’appui des engagements et des paiements effectifs ;
  • Gère la petite caisse et effectue les payements relatifs à la mission jusqu’à hauteur d’un montant prédéfini dans le Manuel Financier de WC ;
  • Effectue les clôtures journalières, hebdomadaires et mensuelles de la caisse en collaboration avec le program Unit Coordinator;
  • Assure la tenue du coffre-fort ;
  • Assure le suivi des avances au sein des staffs ;
  • Effectue toute autre tâche raisonnablement associée, mais ne figurant pas dans cette liste lorsqu'elles sont effectuées par le superviseur ou les membres de l'équipe de gestion.

Logistique

  • Met à jour les fiches de stock ;
  • Met à jour de la liste des inventaires et des équipements ;
  • Suit les approvisionnements carburant et maintenance du matériel roulant en collaboration avec le service des Opérations ;
  • S’assure du remplissage des logbooks par les chauffeurs ;
  • Participe aux processus d’achat de la base en collaboration le service des Opérations ;
  • Suit le fonctionnement des générateurs de la base ;
  • Planifie les mouvements des engins en collaboration avec le program Unit Coordinator;
  • Fait les réservations d’hôtel pour les visiteurs et aussi les salles pour la formation.
  • Participe dans la planification trimestrielle et annuelle des achats ;
  • Facilite la fourniture des biens et services au niveau local ;
  • Reste en contact avec les mobiles en mouvement au départ et à l’arrivée pour tous les déplacements à travers les moyens de communication disponible (radios HF/VHF, téléphone, Thuraya)
  • Transmets les informations de mouvement des mobiles dans le groupe Secu de WC et les enregistre dans le registre des mouvements.

Your profile

Compétences Et Qualifications Requises

  • Être détenteur d’un diplôme universitaire de graduat en sciences financières, administratives ou économiques ;
  • Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans le travail avec les ONGs Internationales dans un poste similaire ;
  • Avoir des connaissances expertes dans l’utilisation de l’outil informatique (Outlook, Word et Excel – comprendre des formules avancées (SUMIF, PIVOT, VLOOKUP)) ;
  • Faire montre d’une grande flexibilité et d’un esprit de travail éprouvé ;
  • Être honnête, confident, serviable, méthodique, organisé, proactif et doter d’initiative ;
  • Une connaissance de base en Anglais écrit et parlé ;
  • Communicateur effectif et efficace ;
  • Attitude de zéro tolérance contre les irrégularités et la fraude ;
  • Savoir planifier votre travail dans les délais qui vous sont impartis et gérer plusieurs dossiers à la fois ;
  • Savoir travailler en équipe ;
  • Savoir poser des questions, écouter et apprendre des autres ;
  • Sens de responsabilité ;
  • Capacité de gestion des problèmes et improvisation ;

Valeurs fondamentales

  • Impact
  • Créativité
  • Inspiration
  • Intégrité

About Us

The War Child Alliance is an international non-governmental organization committed to providing psychosocial support, child protection, youth empowerment programming and quality education to the children affected by armed conflict. We implement evidence-based interventions to empower key stakeholders—including governments, educators, caregivers, and communities—to foster children’s wellbeing, education, and self-determination. We work with global teams with team members being based in different locations. War Child is currently operates in: Afghanistan, the Central African Republic, Colombia, DR Congo, Germany, Jordan, Lebanon, the occupied Palestinian territory, South Sudan, Sweden, Syria, Uganda, Ukraine (soon to be registered), and Yemen. We also have offices in the Netherlands and the United Kingdom.

Learn more about War Child and our programmes https://www.warchild.net/

Safeguarding

War Child is committed to humanitarian values, standards and norms and we expect the same from job applicants. War Child is especially committed to safeguarding the children and youth we support and doesn’t tolerate any form of abuse. Because we want to prevent and deter any actions that place children and youth at risk, conduct references are an important part of our recruitment procedure. As part of the selection process, War Child will request standardized references in accordance with the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme and a recent Criminal Records statement.

The safety of children is essential to War Child. War Child does not tolerate or accept any form of abuse. This subject is addressed in our recruitment and selection procedures.

Aperçu de l'emploi

  • Posté : 2025-05-19
  • Location : Masisi
  • Disponibilité : Temps Plein
  • Application date : 2025-05-31
Postuler (expirée)

Information Entreprise

War Child UK Organisation Humanitaire

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